东莞五金店的刘老板，被一张订单坑掉 3800 元

说真的，五金行业是最容易被进货单据坑的。东莞做五金零售的刘老板，店里螺丝、管件、焊材加起来 1200 多个品种，全靠跟 6 家供应商电话补货。今年 3 月，他跟佛山一家供应商订了 40 箱角磨片，谈好 9.8 元/片，货只到了 28 箱。因为没留订单底账，到月底供应商拿来的结算单按全 40 箱算，他多付了 12 箱的钱，整整 3800 元。这事他到现在说起来还上火：当时要是有张进货订单在手上，一句话就能顶回去。

问：五金店为什么要特别在意进货订单？
答：因为品种太杂、单价太乱，口头价半个月就忘，订单就是你的议价底牌。

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把两张单分开管之后，刘老板的账干净了

后来刘老板在七色米进销存里把进货流程立起来：不管多急的补货，先开进货订单，货到再转进货单。三个月下来，他自己盘点了一下变化：

他说：以前是货到了才算账，现在是订单下了就开始算，谁欠我多少、我欠谁多少，全在手机上一目了然。

这套登记习惯在七色米进销存里就是两个按钮，一点就分清。

问：供应商不配合走订单怎么办？
答：订单是你自己的账，不需要供应商配合。他口头报的价，你录进自己的订单里就是证据。

佛山餐饮店，用进货单管住早上那批菜

佛山禅城一家做快餐的店，老板林哥，每天早上 5 点要跟 3 个菜贩子拿货：青菜 60 斤、猪肉 40 斤、豆腐 15 板。以前都是手写收货单塞在收银台抽屉里，月底对账一抽屉单子，菜贩子说多少是多少。

现在他每天早上用手机开进货单，到多少录多少，价格当场敲定。一个月后他跟我说了件事：有个菜贩子月底给他算了 5200 元的菜钱，他手机一翻进货单流水，全是 4800 出头，当场少付了 400 元冤枉钱。进货单这个东西，关键时刻就是你的口粮。

问：餐饮店进货频率这么高，开单会不会累？
答：每天固定那么几样，花 5 分钟录完，比月底扯皮两小时轻松得多。

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两个行业照着抄的做法

• 五金建材：所有补货先开进货订单，锁价防后悔。
• 餐饮食材：到货即开进货单，当日清当日账。

这两张单在七色米进销存里就是两个入口，一进一出，账目自然分得开。

进货订单管的是"说好要买"，进货单管的是"确实到了"。这两张单子分清楚，不管是五金店的 1200 个品种，还是餐馆每天那几筐菜，账都不会再糊。