手把手带你走一遍：从下订单到入库

光看懂区别没用，得会操作。上周四上午 10 点，我在七色米进销存里帮石家庄开日化店的赵姐走了一遍完整流程。她以前每次进货都跟供应商在微信上你来我往，货到了还得对着聊天记录核数。今天我就把这套操作，一步步写给你。

问：系统里这两张单，操作上卡在哪一步最多？
答：卡在把订单转成进货单那一步。很多人忘了转，货到了账不进。

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第一步：下进货订单（30 秒）

1. 点采购管理下的新建进货订单。
2. 选供应商，扫商品条码或搜索加购。
3. 填数量和谈好的单价，保存。

赵姐给本地日化批发商订了 4 种货：120 瓶洗发水、80 袋洗衣粉、60 瓶洗洁精、40 卷保鲜膜，合计 4320 元。订单一出，她手机里就有了待收货清单。

问：订单金额重要吗？
答：重要，它是你跟供应商对价的依据，也是日后跟踪欠货的账本。

第二步：收货时转进货单（关键的 10 秒）

货到了，别扫一遍码就完事，要"引用订单"收：

1. 进入采购入库，点引用进货订单。
2. 勾选这次实际到的货，数量自动带出，改了实际数。
3. 保存后该订单剩余数量自动留存在待收货里。

这套待收货跟踪在七色米进销存里是自动的。

赵姐那天订的洗发水只到了 90 瓶，缺 30 瓶。她直接在入库单上把 120 改成 90，剩下的 30 瓶还在订单里标着"欠 30"，供应商补货时系统自动提醒，再也不用拿小本本记三角账。

问：价格变了我还能改吗？
答：能。入库时把实际成交价改掉就行，订单价留作对比参考。

第三步：月底对账，两张报表就够了

月底结算时，你只需要看两个数：

• 未完成进货订单：还有多少货在途或欠着。
• 全部进货单流水：本月真正入库了多少钱。

赵姐月底第一次对着这两个清单跟供应商结算，40 分钟拉完，还把上个月多算的一笔 96 元要了回来。她说：以前这事得对一晚上，现在坐椅子上就办完了。

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实战避坑 3 条

• 货到当天就转进货单，别压在待收货里过夜。
• 数量按实际数改，别怕麻烦，账对了才值钱。
• 退货一定要走退货单关联原进货单，别单独删记录。

把订单和进货单分开玩，进货这个动作，你就能同时管住计划、库存、欠货三件事。七色米进销存这套订单转单的流程，就是为了让老板少记一本账。