货到了先别急着入库，先看数量对不对

问：入库验收到底验什么，为什么不能货一到就扫码入库？答：验三样——数量对不对、货对不对、货有没有破损。跳过验收，缺货、错货、烂货会直接进库存，后面全是麻烦。

杭州做酒水批发的周哥，干了 12 年。他上个月就栽在这一步：供应商送来的 80 箱啤酒里，有 4 箱罐体被压瘪了，他当时赶着出车，没细看就扫进了库存。结果三天后客户来提货，挑出那 4 箱瘪罐，当场脸色就不好看了。周哥一边赔不是一边换货，回头才发现自己根本没验收那一步。

说白了，入库验收就是一道闸。货从车上卸下来，先别扫码，先把数量和外观过一遍。这一步省了，等于把供应商的问题货，原封不动搬进自己仓库，最后要么砸手里，要么得罪客户。

验收不规范，一年到底能亏多少钱

问：入库验收不规范造成的损失，有没有个大概数字？答：有。批发行业里，验收缺失造成的损耗，普遍能占到进货额的 1% 到 3%。

周哥的啤酒生意，一个月进货大概 40 万，按 1.5% 的损耗率算，一年就是 7 万出头。这还没算错货漏货带来的隐性损失——有两次供应商少发了货，他过了半个月盘点才发现，货早不知道去哪了。

七色米进销存的入库质检功能，就是照着这个痛点做的。它不逼你搞一套复杂的质检流程，而是把「验数量、验外观」这两件最要命的事，塞进入库动作里，让你想跳过都跳不过。

七色米进销存的质检是怎么嵌进入库流程的

问：用了七色米进销存，验收是在哪一步做的？答：在做入库单的时候，系统会让你填「实收数量」和「验收结果」，对不上的差额会自动标记出来。

周哥现在入库的流程变了。货到仓库，他先对着送货单点一遍箱子数，再随机抽几箱看看有没有破损。然后打开七色米进销存，新建采购入库单，把「应到数量」和「实收数量」分别填上。比如这次应到 80 箱，实收 76 箱，有 4 箱压瘪退回去了，系统立刻标出「差异 4 箱」。

这 4 箱的差异，他选「退回供应商」，系统自动生成一笔对应的退货记录，不会稀里糊涂算进库存。周哥说，以前这种差异他全靠脑子记，转头就忘，现在系统替他记着，月底对账一目了然。

验收结果怎么记，才算真的把损耗管住

问：验收结果应该怎么填，才能让后面的盘点、对账都顺？答：把每笔差异都落到「退回/让步接收/报损」上，别只填个数字就完事。

七色米进销存给了三个选项：退回供应商、让步接收（打折收下）、报损（自己承担）。周哥那 4 箱瘪罐选「退回供应商」，供应商下次送货补回来；有次一批饮料外箱淋了雨、但里面没湿，他选「让步接收」，备注写清楚，结账时按协议少付了 300 元。

这么一记，损耗就分得清清楚楚：哪些该供应商赔、哪些自己认了、哪些折价收了。月底周哥拉一张「入库差异」报表，一眼看出这个供应商这个月缺了多少货、出了多少次问题，该不该继续合作，数据就摆在那。