杭州张姐翻了 20 分钟账本，才敢回客户一句准话

杭州做五金批发的张姐，干这行 9 年。去年 11 月 8 号周六下午 4 点，她一边往客户车上装 32 箱 PVC 管，一边被电话追着问：上个月那 3 箱货，款到底结没结？她蹲在店门口台阶上翻手写账本，来回对了 20 分钟，最后只敢回一句我再查查。

应收应付管理，说白了就是把客户欠你的钱、你欠供应商的钱，一笔一笔挂到单据上，收款付款时逐笔勾对。入门先搞懂这件事，账清了，心才定。

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应收应付管理到底在管什么？

拆开是两条线。应收线跟着销售走：谁买了货、买了多少、欠了多少、约好什么时候还。应付线跟着采购走：从谁那儿进的货、欠供应商多少、几天内结。

张姐以前只记某某欠 1 万。可客户一次买了 3 种货，中间又退了一部分，最后那一万到底是哪几笔凑的，谁也说不清。七色米进销存的做法是每笔欠款都挂在销售单或采购单上，点开客户名字，未核销的单子一条条排开，金额、日期、经手人都在。

问：应收应付管理和普通流水记账有啥区别？
答：流水只记欠多少，应收应付还记欠的是哪几笔单。

期初欠款怎么录进系统？

换系统最怕老账带不过去。张姐上系统那天是 12 月 2 号周一早上 8 点，她带着 4 家老客户的欠款底单来的：佛山老李 8600 元，萧山江南建材市场一家门店 12000 元，另外两家各 9000 元，合计 38600 元，最早一笔压在 9 月 17 号。

操作就三步：

1. 先建客户档案，客户名字、联系方式录进去；
2. 走期初欠款录入，按客户逐笔填金额、发生日期、备注，别合成一笔；
3. 录完去应收明细核总数，跟手写账本的合计数对上再往下走。

七色米进销存支持按客户批量导入期初，4 家客户填完花了不到 15 分钟。老账按笔录，后面收款才勾得准。

问：老账合成一笔录行不行？
答：不行，合并后分不清还的是哪笔，核销必然对不上。

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收到钱之后怎么把单子勾掉

客户打款很少刚好等于一笔单的金额。12 月 9 号周三上午，佛山老李转来 5000 元，说先还一部分。张姐在收款单里选客户，这笔钱挂在 8600 元那单上，核销 5000 元，余额自动留着 3600 元。她看到余额那一栏跳出来的数字，松了口气。

问：客户一次付款还了多笔单子怎么办？
答：核销界面把几笔单一起勾上，金额按顺序分配就行。

新手容易踩的三个坑

• 期初只录总额不录日期。日期决定账龄，将来想筛出谁的欠款拖过 90 天就查不出来了。
• 收款不挂客户，直接记一笔收入。欠款余额永远不减，月底照样对不上。
• 退货忘了冲销。张姐 12 月 16 号周二退给老李 2 箱货、900 元，只在库存里减掉，应收会一直多挂 900 元。

说真的，我见过一家做建材的，期初录完当月就发现多出 2000 元应收，查了半天，就是退货没冲销。

实操清单：期初按笔录、收款必挂客户、核销后核余额、月底看一眼应收账龄表。这四步在七色米进销存的应收模块里都有对应入口，跑完欠款这摊事就稳了。