周六早上8点，一个仓库的"换脑手术"

临沂做劳保用品批发的孙老板，上个月终于下定决心把用了4年的纸质台账换成七色米进销存。他店里有326个SKU，手套、安全帽、反光背心、防尘口罩——品类多、规格杂，光手套就有棉纱、乳胶、防割、耐油等7个系列。他跟我说："我选了周六，叫了3个伙计，说今天谁也别接单，就把这个仓库'搬家'到系统里。"

问：300多个SKU，一天能搞完吗？

答：能。孙老板从早上8点干到下午5点，中间午饭1小时，8小时搞定。比他自己预估的"至少两天"快了一倍。

下面我把孙老板的实操流程拆出来，你自己照着走就行。

第一步：前期准备（30分钟）

别上来就开干，先做好准备工作，后面才不卡壳。

清单1：下载七色米进销存APP，注册账号、登录。孙老板用手机注册的，3分钟完事。PC端也能用，但他觉得手机扫码方便。

清单2：准备一份纸质库存清单。不用很规整，就是把仓库里现有货品名称、规格、数量先手写一遍。孙老板说他那清单写得跟草稿似的，但没关系——后面录入的时候对照着来就行。

清单3：准备一台能扫码的手机。如果有商品条码，后面扫码录入飞快；没有条码的，手动输入也OK。

问：没条码的商品怎么录入？

答：七色米进销存支持手动输入品名+规格，系统会自动生成编码。孙老板店里60%的商品没有标准条码，全是手动录的，也没花多长时间。

第二步：商品批量导入（2-3小时）

这步是重头戏，也是最容易卡住的环节。孙老板的经验：

1. 先建分类——在七色米里建好商品分类：手套类、安全帽类、防护服装类、口罩类……大类建好，后面录入时直接选分类，不容易乱。
2. 批量导入Excel——七色米进销存支持Excel模板导入。孙老板让一个伙计在电脑上按模板填好品名、规格、单位、进价，一次性导入。126个有标准数据的商品，15分钟全部导入。
3. 手动补录无标准的商品——剩下200个规格不统一的，用手机一个个录。孙老板说"比想象中快"，每个商品大概20秒，一小时录了180个。
4. 扫码补录有条码的商品——最后把有条码的47个商品扫了一遍，扫码入库是真快，一个不到5秒。

第三步：库存初始化（1-2小时）

商品信息录完了，接下来是把当前库存数量录进去。这步的关键是"以实盘为准"——别信账本上的数，信你眼睛看到的。

孙老板让两个伙计一个货架一个货架清点，他跟在后面用手机录。发现了个扎心的事：账本上写着防尘口罩库存860个，实际只有740个，差了120个——按进价2.8元/个算，就这么白白少了336块钱的货。

问：库存初始化一定要重新盘点吗？不能用原来账本上的数？

答：强烈建议重新盘点。孙老板的例子就是最好的答案——账本和实物对不上的情况太常见了。用七色米进销存的第一天就把库存搞准，后面才有意义。

第四步：开始正式使用

库存初始化完成之后，后面的操作就简单了：

• 客户要货 → 手机开销售单，扫码出库，库存自动扣减
• 供应商送货 → 开采购入库单，扫码入库，库存自动增加
• 月底盘点 → 打开库存报表，差异一目了然

孙老板用了两周之后跟我说："以前月底对账是噩梦，现在月底打开七色米看一眼，心里踏实。"他说最爽的是——再也不用翻那本蓝色台账了，把它锁进抽屉里，眼不见心不烦。