12 月 2 号早上 8 点，张姐揣着 4 张欠条来上系统

杭州做五金的张姐，欠款散在 4 个客户手里，最早一笔压了两个半月。12 月 2 号周一早上 8 点，她带着 4 张手写欠条坐到电脑前，从建客户档案到核销完第一笔收款，全程 15 分钟。这套动作可以直接照着做。

应收应付管理的实操，核心就一句话：期初按笔录，收款当天销。

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第一步：客户档案和期初欠款一起录

1. 进客户管理，依次建 4 个客户档案，名字、电话、欠款额度先填上；
2. 进应收管理里的期初欠款，选客户，填金额和发生日期。佛山老李 8600 元（9 月 17 号）、萧山门店 12000 元（10 月 8 号）、另两家各 9000 元；
3. 保存后在应收明细里核对合计，38600 元对上再走下一步。

七色米进销存的期初录入支持按客户批量填，4 家客户填完花了 12 分钟。日期一定要填，账龄从日期开始算。

问：期初欠款填错了能改吗？
答：能，未发生核销前直接改单据，改完核对一次合计即可。

第二步：收款当天就核销，别攒到月底

12 月 9 号周三上午 10 点，佛山老李转来 5000 元。张姐打开收款单，选客户、填 5000 元、选收款方式，系统列出该客户未核销的单子，8600 元那笔勾上，核销后余额自动变成 3600 元。整个过程 40 秒。

问：客户用微信转的，怎么留凭证？
答：收款方式选微信，备注里写转账时间，凭证拍照存在单据附件里。

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第三步：退货冲销和月底复盘

12 月 16 号周二，老李退回来 2 箱 PVC 管、共 900 元。张姐开一张销售退货单，商品、数量、金额填好，应收余额从 3600 元降到 2700 元，库存同步加回 2 箱。

月底最后一天，她去应收账龄表看一遍：4 家客户里 1 笔超过 90 天，正是萧山那家门店的 12000 元。以前这种单子她得翻着账本一页页找，现在七色米进销存的账龄表上直接标出来。

问：账龄表多久看一次合适？
答：月底必看，欠款笔数多的每周扫一眼 90 天档。

照着做的操作清单

• 期初：按客户、按笔、带日期录入，合计与老账本对平；
• 收款：当天录单当天核销，部分还款留余额，跨单一起勾；
• 退货：走退货单冲销应收，别只减库存；
• 复盘：月底看应收账龄表，90 天以上单独列催收名单。

效果摆在这儿：上线前张姐月底对账要 5 小时，现在 20 分钟；90 天以上老账从 3 笔压到 1 笔。七色米进销存把这几步串起来，欠款就不用靠脑子记了。